Checklist Complète pour Rendre Votre PDF 100 % Accessible

Le format PDF est le plus utilisé en entreprise pour échanger des informations de manière plus professionnelle. Malheureusement, il comporte de nombreuses failles en matière d’accessibilité puisque le document PDF est par essence un support de lecture visuelle, inaccessible pour les malvoyants et les non-voyants.

En effet, un problème d’accessibilité perdure, ce qui peut entraîner des sanctions en cas de dérogation aux lois sur l’accessibilité numérique. Voilà pourquoi il faut vite réagir pour rendre votre PDF accessible. Voici un guide complet pour vous aider à mettre rapidement votre document numérique à la portée de tous.

PDF accessible : qu’est-ce que l’accessibilité numérique ?

L’accessibilité d’un site web offre un égal accès aux personnes en situation de handicap ou ayant des difficultés avec les dispositifs numériques.

Le terme accessibilité en soi, concerne les personnes atteintes de handicap temporaire ou permanent, mais il s’applique aussi aux personnes âgées. En effet, il permet de résoudre les divers problèmes rencontrés par les individus dans l’utilisation de l’outil numérique.

Pour respecter les standards d’accessibilité web, les concepteurs doivent donc travailler selon les normes du WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines) imposées par le W3C ou du RGAA (Référentiel Général d’Accessibilité des Administrations) 3.0.

Pourquoi l’accessibilité PDF est-elle importante ?

Le PDF n’est pas conçu juste pour être imprimé. De nombreux documents sont réalisés sous ce format, mais malheureusement les publications de PDF sont inaccessibles aux personnes non voyantes, utilisant des dispositifs tels qu’un lecteur d’écran. L’enjeu est donc de taille !

Pour relever les multiples défis en matière d’accessibilité web, Adobe propose l’utilisation de balises XML en arrière-plan des fichiers au format PDF.

Cette solution améliore la structure du document et , restitue l’ordre de lecture, ce qui favorise l’accessibilité via les dispositifs de synthèse vocale ou de plage braille.

Mais la création de documents accessibles via la synthèse vocale est limitée à la lecture de texte ; les publications PDF plus complexes, conçues à partir de Quark Xpress ou InDesign ne sont en réalité pas accessibles via une synthèse vocale sans traitement.

Un codage « XML », langage de balisage proche du HTML, est effectué en arrière-plan du document PDF et rend ce dernier accessible.

Pour évaluer l’accessibilité de votre publication PDF, vous pouvez utiliser l’outil de vérification d’Adobe Reader ou d’Adobe Acrobat proposé par l’éditeur.

Cependant, certaines vérifications comme celles des tableaux, des liens, des images ou encore des champs de formulaires s’effectue manuellement. Ces éléments doivent être contrôlés avec un lecteur d’écran comme Jaws ou NVDA.

Quels sont les avantages d’un PDF accessible

Augmenter l’audience sur vos PDF

La conversion d’un PDF en un document e-accessible permet à vos collaborateurs, actionnaires, investisseurs et d’autres parties prenantes en situation de handicap d’avoir accès à l’information comme tout autre utilisateur.

Il est important de toucher le plus grand nombre, mais ce n’est pas le seul bénéfice dégagé par l’accessibilité web. En effet, elle vous fait gagner aussi la confiance des acteurs concernés et ces derniers se sentent plus intégrés.

Côté rentabilité, en atteignant au maximum votre public cible, vous bénéficiez d’un meilleur retour sur l’investissement en touchant une audience plus large.

Faire un PDF accessible consiste aussi à s’engager dans une démarche de qualité car il fait l’objet d’une norme ISO 14289-1:2014

Une démarche globale de Responsabilité Sociale de l’Entreprise

Se conformer aux règles d’accessibilité montre la volonté d’une entreprise à vouloir s’impliquer dans l’action sociale et sociétale. L’image de marque est ainsi renforcée.

C’est aussi un gage de cohérence dans la communication externe et interne auprès des parties prenantes. Formuler un engagement vis-à-vis du handicap, et dans le même temps, ne pas rendre accessible les principaux supports de communication est clairement dommageable.

Le concept d’accessibilité s’inscrit dans le cadre de la stratégie RSE de votre structure. L’enjeu de l’équité sociale est de mettre en place des solutions visant à favoriser une approche 100 % inclusive.

Cet engagement social renvoie ainsi des signaux positifs et influe positivement sur votre succès d’audience.

En outre, miser sur l’accessibilité des documents appuie davantage la norme ISO 26 000 qui encadre les démarches de développement durable (DD) et de responsabilité sociétale (RSE).

Mettre en avant votre notation extra financière

Les entreprises admises à la cotation en Bourse sont évaluées en fonction de critères extra financiers (environnementaux, sociétaux et gouvernance : ESG). Une mission conduite par des agences de notation extra-financière.

L’objectif est de valider l’exécution des engagements des sociétés cotées.

Pour cela, les agences spécialisées prennent en compte plusieurs paramètres, notamment la communication. La communication est-elle optimale ? Considérez-la comme la clé de voûte, elle doit donc être transparente et accessible à destination des parties prenantes.

Avec les fonds institutionnels, les entreprises obtenant la meilleure évaluation ESG voient leurs investissements progresser.

Améliorer son référencement SEO

Avec un contenu optimisé et une navigation aisée, l’accessibilité de votre publication est fondamentale pour faire remonter votre document PDF dans le classement de Google.

La technique du balisage PDF permet à l’algorithme d’évaluer plus facilement votre document numérique et rend son positionnement meilleur dans le moteur de recherche.

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L’opportunité de se conformer aux obligations légales

L’accessibilité numérique dans le secteur public est obligatoire depuis la loi d’accessibilité sur le handicap du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances.

Avec l’article 106 de la loi d’octobre 2016, pour une République Numérique, l’obligation légale de se mettre en conformité est étendue au secteur privé.

Le décret du 25 juillet 2019 est catégorique : il faudra respecter les obligations dès début octobre.

28 étapes à suivre pour améliorer l’accessibilité de vos documents numériques

Propriétés du document

• Visualiser et vérifier les métadonnées appropriées, y compris le titre, le sujet, l’auteur, les mots clés, la langue et le pays.
• Vérifier que le document affichera le Titre (et non le nom du fichier).
• Afficher et vérifier les signets exacts.
• Vérifier que les polices soient correctement incorporées dans le document.
• Tester que les caractères des objets texte soient mappés en Unicode.

Étiquetage approprié

• Visualiser l’arborescence des étiquettes pour vérifier le bon étiquetage et l’ordre logique de lecture.
• Vérifier l’imbrication correcte des balises.
• Vérifier l’utilisation appropriée des balises d’en-tête.
• La sélection d’une balise dans l’arborescence des balises met en évidence le contenu du PDF.
• La mise en surbrillance du contenu dans le PDF, sélectionne automatiquement la balise.
• Le panneau Propriétés des balises affiche facilement les propriétés de n’importe quelle balise (texte alternatif, résumé de tableau, infobulle, etc.).
• Vérifier et passer le texte alternatif sur n’importe quelle balise.
• La sélection d’une erreur dans les résultats de vérification affiche l’élément dans le PDF.
• Vérifier le bon mappage des rôles pour les balises personnalisées.
• Visualiser facilement le contenu non balisé.
• Vérifier la présence d‘étiquettes vides.
• Vérifier s’il y a des balises vides qui contiennent du texte alternatif.

Listes et liens

• Tester le bon assemblage des balises List et Link.
• Tester et autoriser l’utilisateur à vérifier la balise de lien Texte alternatif.
• Tester et permettre à l’utilisateur de vérifier le contenu des annotations de liens (PDF/UA).
• Test pour les liens dit « cassés ».

Formulaires

• Essai d’assemblage correct des étiquettes de formulaire.
• Test des infobulles.
• Permettre à l’utilisateur de vérifier l’exactitude des infobulles.

Tables

• Test de régularité de table.
• Test pour le bon assemblage des étiquettes de table/
• Critère de l’existence de résumés de tableaux.
• Permettre à l’utilisateur de vérifier l’exactitude des résumés des tableaux.

Comment créer un PDF accessible?

L’éditeur du format PDF, Adobe, a créé des outils permettant de rendre ce format accessible.

La création d’un document accessible à partir d’Acrobat Pro peut demander un temps considérable. L’utilisation de la création à la source d’un document PDF accessible est beaucoup plus rapide que le balisage après-coup dans Acrobat.

Transformez un simple PDF en PDF e-accessible

Vous avez un projet d’accessibilité ? Un document, rapport d’activité, document de référence, rapport de développement durable, guide de l’actionnaire… à mettre en valeur ?

Vérifiez son accessibilité avant de le publier.

Aujourd’hui, l’Intelligence Artificielle et la technologie ont un rôle à jouer dans l’accessibilité des PDF. Des outils sont développés pour accompagner les entreprises dans leur conformité.